JAK PRZYGOTOWAĆ RAPORT NIEFINANSOWY TAK BY MIEĆ CZAS NA URLOP I CIESZYĆ SIĘ DOBRYM WYNIKIEM KOŃCOWYM?

Gdy raport niefinansowy staje się obowiązkiem ustawowym, metą jest wypełnienie obowiązku w terminie. Jak „ogarnąć” raport w czasie? Na co warto zwrócić uwagę? Jak dobrze zaplanować cały projekt?

Artykuł pokazuje ścieżkę przygotowania raportu, która pozwoli nie tylko przygotować sprawozdanie w terminie, ale również w sposób, który będzie służył firmie. Osoby raportujące po raz pierwszy znajdą w nim przydatne wskazówki dotyczące zaplanowania projektu, a dla raportujących od wielu lat może to być interesujące przypomnienie.

Największy komfort pracy przy projekcie „raport” zapewnia…

… drobiazgowe podejście do planowania. Planowanie powoduje, że jestem w stanie dokładnie przemyśleć projekt, odpowiednio się do niego przygotować i mieć czas na urlop.

Badanie CSRinfo pokazuje, że raport niefinansowy dobrej jakości jest przygotowywany w ciągu od 3 do 6 miesięcy w firmach, które mają już doświadczenie w tego typu sprawozdawczości.

Jeśli nie masz takich doświadczeń, popatrz na przygotowany przez nas kwartalny kalendarz, który pozwala na spokojne przygotowanie się do projektu. Możesz go dowolnie modyfikować w zależności od swojej sytuacji.

Kiedy opublikować raport? 2017 czy 2018?

Raportowanie niefinansowe dla wybranych podmiotów spółek będzie obowiązywało od 2017 roku czyli pierwszy raport powinien być wydany w 2018 roku.

Niemniej masz sporo czasu by wydać raport już za rok 2016 w połowie 2017 roku, zdobyć cenne doświadczenie i wyprzedzić konkurencję. Wskazówki, które podaję poniżej pomogą Ci przygotować raport.

3 kwestie, które musisz wziąć pod uwagę zanim zaczniesz pracę

#1 OKREŚL CEL RAPORTU NIEFINANSOWEGO

Przygotowanie raportu to proces angażujący wielu interesariuszy. Sam raport niefinansowy to narzędzie komunikacji i mierzenia postępów. W zależności od firmy cele raportu mogą być zróżnicowane i bardziej bogate niż wypełnienie obowiązku ustawowego, np. komunikacja zdarzenia, wartości firmy, budowa relacji z konkretnymi interesariuszami, edukacja pracowników etc.

#2 OKREŚL GŁÓWNYCH ODBIORCÓW RAPORTU NIEFINANSOWEGO

Raporty niefinansowe trafiają do szerokiego grona interesariuszy. Warto jednak ustalić, kto należy do kluczowych odbiorców. W przypadku niektórych firm to jest społeczność lokalna, wśród innych klienci instytucjonalni, inwestorzy czy regulatorzy. Decyzja ta ułatwi Ci później prace nad raportem.

#3 OKREŚL JAKOŚĆ RAPORTOWANIA JAKĄ CHCESZ OSIĄGNĄĆ

Raportowanie niefinansowe to proces, którego twoja organizacja będzie się uczyć i który będzie doskonalić. Ty określasz, z jakiego poziomu startuje Twoja firma. Trudnością w osiągnięciu dobrej jakości raportu jest określenie danych, jakie raport powinien zawierać, a później ich zebranie w odpowiednim czasie. Może okazać się, że spółka nie posiada danych do wskaźników, które powinna zaraportować lub są one w stosach rozproszonych dokumentów źródłowych np. w 30 tys. faktur…

Masz wówczas następujące możliwości:

Opcja 1.
Rozpoczęcie prac nad raportem w 2016 roku, w tym określenie zestawu wskaźników, które będą gromadzone od stycznia do grudnia 2017 z myślą o raporcie za ten właśnie rok. Wówczas masz pewność, że dane do wskaźników będą dostępne i gotowe do ujęcia w raporcie.

Opcja 2.
Rozpoczęcie prac nad raportem w 2017 roku i w przypadku braku danych, które chcesz zaraportować, ujawnienie w treści raportu możliwych, ale niestety nie w pełni lub wcale nie raportowanych wskaźników, posłużenie się szacunkami i wyjaśnienie w raporcie kiedy firma wdroży system gromadzenia tych danych.

Warto podkreślić, że konieczne będzie podanie informacji o przyczynach tego typu luk. W tej opcji dopiero w 2018 roku przyjdzie czas na wdrożenie w firmie systemu zbierania kompletnych danych i właściwe zaraportowanie ich będzie możliwe w roku 2019.

Zaplanuj projekt. Skorzystaj z kwartalnego kalendarium CSRinfo

Poniżej podaję kalendarium działań dla daty publikacji raportu w 2018 roku. Jest on rozciągnięty w taki sposób, by nie pominąć najważniejszych kwestii, zapewnić dobrą jakość raportu niefinansowego, a jednocześnie umożliwić Ci włączenie projektu „raport” do innych obowiązków. Kalendarium ma przykładowy charakter i możesz je dowolnie modyfikować na swoje potrzeby.

IV KWARTAŁ 2016

IV kwartał 2016 warto poświęcić na orientację w wymiarze obowiązku ustawowego dot. raportowania niefinansowego i na podniesienie wiedzy o samym procesie raportowania. W grudniu powinna wejść w życie ustawa. Możesz również spodziewać wytycznych Komisji Europejskiej. Kroki, które sugerujemy to:

#1 Zapoznanie się z projektem ustawy

#2 Zapoznanie się z możliwościami narzędzi raportowania
W publikacji Poradnik dla raportujących znajduje się tabela z listą standardów raportowania wybranych przez ekspertów. Pomoże Ci ona w wyborze standardu, którym będziesz się kierować.

#3 Dobrym punktem startowym jest wzięcie udziału w specjalistycznym szkoleniu z raportowania
Będzie ono stanowiło punkt wyjścia do decyzji o tym:
– co może Ci pomóc w koordynowaniu skutecznego procesu raportowania,
– kogo warto w ten proces zaangażować i kiedy,
– a także w jaki sposób określić zakres i treść raportu (standardy stawiają różne wymogi),
– czy jesteś w stanie przeprowadzić proces samodzielnie czy też będziesz potrzebować wsparcia.

#4 Decyzje jakie należy podjąć na tym etapie to:
– z jakiego standardu raportowania korzystasz?
– czy cały projekt zrealizujesz samodzielne czy przy wsparciu zewnętrznym?
– jaka będzie forma raportu?
– czy decydujesz się na niezależną weryfikację raportu przez stronę trzecią?
– jakim budżetem będziesz dysponowała/ł?

I-II KWARTAŁ 2017

#1 Rozpoczęcie współpracy z doradcą
Jeśli zdecydowałaś/łeś, że przy pierwszym raporcie potrzebujesz wsparcia to jest to moment by rozpocząć współpracę.

Główne zadanie jakie stoją przed tobą to:

#2 Definiowanie treści raportu 
Jest to najważniejszy etap prac merytorycznych nad raportem. On decyduje o tym jakie treści, jakie wskaźniki będą prezentowane w raporcie. Na tym etapie zazwyczaj następuje angażowanie interesariuszy, analizy, spotkania i warsztaty. Efetem prac jest zazwyczaj struktura raportu.

Ustawa wymaga odniesienia się do szeregu kwestii w systemie comply or explain. Nie wszystkie kwestie będą dla Twojej firmy relewantne (wówczas w grę wchodzi opcja explain). Standardy raportowania, które wymagają określenia istotności tematów, pomogą dobrać Ci odpowiednie treści. Standard GRI G4 oferuje również szereg wskaźników.

#3 Edukacja zespołu
Raportowanie danych niefinansowych nie zniknie, a jego rola będzie rosła, a tym samym odpowiedzialność za dane jakie firma prezentuje na zewnątrz. Dlatego bardzo ważne jest przygotowanie zespołu raportującego i edukacja pracowników. Ułatwia ona pracę raportującym. Możesz sprawdzić w naszym badaniu, co szczególnie ułatwia przygotowanie raportu menedżerom na polskim rynku.

III KWARTAŁ 2017

#1 Grafika raportu
Jeśli podjęłaś/łeś decyzje dotyczące formatu raportu, budżetu oraz wiesz jakie treści raportu będą prezentowane (struktura raportu), to jesteś gotowa/y do prac nad wizją graficzną.

Grafika pogrzebała niejedną dobrą treść raportu, dlatego warto przyłożyć wagę do wyboru partnera w tym zakresie.

#2 Komunikacja raportu
Dobre pomysły i plan komunikacji całorocznej wymaga czasu i budżetu. Dlatego warto pomyśleć już teraz o komunikacji raportu.

IV KWARTAŁ 2017

#1 Sprawdzenie statusu prac

#2 Kontraktowanie dostawców do dalszych prac
Raportowanie właściwe zaczyna się już w styczniu 2018 za rok 2017. Jeśli zdecydowałaś/łeś o wsparciu zewnętrznym na etapie tworzenia treści raportu, chcesz mieć zewnętrzną weryfikację to jest to moment na kontraktowanie dostawców, tak by na początku 2018 zamknąć sprawy formalne i spokojnie zacząć prace.

I KWARTAŁ 2018

#1 Gromadzenie danych
W tym kwartale rozpoczynamy gromadzenie danych za 2017 rok. Zajmuje on firmom zazwyczaj od 3 do 10 tygodni.

#2 Tworzenie treści raportu
Na podstawie zebranych danych tworzysz właściwą treść raportu.

#3 Weryfikacja wewnętrzna treści raportu
Na tym etapie treść raportu jest również weryfikowana wewnętrznie.

II KWARTAŁ 2018

#1 Zewnętrzna weryfikacja raportu
Jeśli ją przewidziałaś/łeś, to czas na etap zewnętrznej weryfikacja treści. Oczywiście jak inne kroki może ona nastąpić szybciej.

#2 Finalne prace graficzne
To jest ostatni moment na finalne wlanie raportu w wersję graficzną i ostatnie poprawki.

#3 Publikacja raportu
Głęboki oddech i publikacja raportu. Na czas. Dobrej jakości.

Ten moment to również rozpoczęcie zaplanowanych działań komunikacyjnych jak i gromadzenie feedbacku. Wykorzystywanie danych i treści raportu przez kolejne 12 miesięcy do czasu publikacji kolejnego materiału.

III-IV KWARTAŁ 2018

Kolejny kwartał, to prawdopodobnie czas twojego urlopu. Na ten okres przypada również ewaluacja całego procesu raportowania. Masz już dużo doświadczeń, wiesz co się sprawdziło co nie. Możesz pomyśleć o zmianach. I rozpoczynasz przygotowania do kolejnego raportu niefinansowego.

PRZYDATNE INFORMACJE

1. Projekt ustawy dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów.
2. Informacje o szkoleniu CSRinfo z raportowania dostępne są tutaj. Najbliższe terminy szkoleń to 30 września (piątek) w Warszawie oraz 7 grudnia w Warszawie.
3. Poradnik dla raportujących to publikacja, która powstała w ramach prac Grupy roboczej ds. monitorowania trendów CSR.
4. Badanie Raportowanie odpowiedzialnego biznesu 2013 zawiera badanie wśród polskich menedżerów dotyczące praktyki raportowania.
5. Jak możemy Ci pomóc w raportowaniu? Zobacz nasz 1-pager [PDF].

Autor: Liliana Anam